Sharing Online GPAN #8 Tips Mengelola Komunitas

Tips Mengelola Komunitas

Oleh

Raka Eka Pramudito

Kita akan mulai dari definisi dulu.

Teman-teman tau engga bahwa antara komunitas, organisasi, dan gerakan itu adalah sesuatu yg berbeda? Ini adalah 3 hal yang sering sekali disalahartikan, sehingga sulit menjalankannya karena definisinya saja sudah berbeda. (

Ada 3 hal penting yang harus teman-teman notice dalam menjalankan organisasi, Yaitu:

1. Tujuan, visi, dan misi

2. Fokus pada manusia

3. Berdaya

Abaikan hal ini jika teman-teman berada pada komunitas yaa

Teman2 Kita masuk ke sesi pertanyaan, kita buka termin 1, sebutkan nama – pertanyaan

1. Saya aji Surya kencana,dari SYE, bandar Lampung

Kak gmana sih kak Klo kita sebagai ketua dari sebuah 3 di Atas,tpi kita sering berhalangan hadir Gmana agar rekan2 tidak kehilangan kepercayaan terimakasih kak

= Kak gmana sih kak Klo kita sebagai ketua dari sebuah 3 di Atas,tpi kita sering berhalangan hadir Gmana agar rekan2 tidak kehilangan kepercayaan?

Ini soal time management. Leadership itu adalah soal mengendarai sebuah kendaraan untuk menuju sebuah tujuan bersama. Lalu bagaimana seorang pemimpin bisa dipercaya namun jarang terlihat dan tidak terhubung dengan timnya? Bagi saya, mengambil posisi sebagai seorang ketua/pemimpin sebuah komunitas, organisasi, atau gerakan adalah sebuah tanggung jawab yang luar biasa. Jadi, teman-teman disini yang sedang mengemban tanggung jawab sebagai seorang ketua, maka teman-teman sedang belajar untuk bertanggung jawab terhadap diri sendiri.

Back to topic, ini soal time management. Teman-teman sering kesulitan untuk mengatur waktu kah?

Kerap kita susah memilih antara mau belajar untuk ujian besok atau kumpul meeting mingguan bareng komunitas. Iya engga?

Mungkin tidak masalah bagi seorang anggota biasa. Namun bayangkan yg tidak hadir adalah dia yg mengemban posisi penting.

Misalnya:

Aji adalah seorang ketua. Ani adalah seorang sekretaris. Nina adalah seorang bendahara. Di suatu momen Aji harus memberikan keputusan tentang organisasi tsb, namun Aji tidak bisa hadir karena memilih mengerjakan tugas kuliah. Akhirnya, Aji mendelegasikan tugasnya ke Ani karena secara hirarki Ani adalah bawahannya. Ani sebagai sekretaris sebelumnya punya tugas membuat proposal, akhirnya tertimpa tugas dan tanggung jawab dari Aji. Beban ganda dong?

Ani akan memilih 2 hal: bertahan dengan terseok karena tugas yg banyak atau menghilang. Jika Ani menghilang, ada Nina di bawahnya. Nina yang sebelumnya punya tugas untuk mendata keuangan, akhirnya tertimpa tugas dari Aji dan Ani. Beban ganda dong?

Begitu aja terus sampai semua anggotanya habis. Ini sering disebut teman-teman sebagai seleksi alam

Lalu gimana sih cara atur waktu yang baik?

Ini adalah kuadran time management. Bagaimana teman-teman bisa mengklasifikasikan kegiatan teman-teman apakah penting dan mendesak. (lihat gambar jpg) Menurut teman-teman, di kuadran mana kah yg harus teman-teman capai?

Teman-teman harus bisa menempatkan kegiatan di kuadran PENTING dan TIDAK MENDESAK.

Loh kenapa gitu Kak?

Karena di kuadran itulah teman-teman bisa mengelola kegiatan dengan baik. Kata lainnya, teman-teman harus FOKUS disana.

Sedangkan, kuadran kiri atau PENTING dan MENDESAK adalah jebakan. Kenapa? Karena itu adalah kegiatan yang teman-teman sering kerjakan last minutes. Jadinya buru-buru, tidak maksimal, jadi harus dikerjakan.

Nah, bantu lah diri kalian dengan tools berikut ini. Google Calender

Kita ini manusia, pasti akan lupa sesuatu. Google sudah menyediakan alatnya. Setelah itu, masukkan kegiatan kamu ke Google Calender deh sebagai reminder.

Nah maaf kak untuk pertanyaan nomor 1 Tadi, Ada 2 kondisi misalnya Kondisi A bsk ada pelantikan(sebagai ketua) Dan kondisi B dia juga harus Hadir di acara perdana eksternal, (sebagai ketua)

Saya yakin betul kedua acara itu sudah ada dari jauuuuuuh hari. Maka kamu bisa membuat pertimbangannya mana yang menurut kamu lebih penting sehingga bisa dimasukan ke dalam kuadran PENTING dan TIDAK MENDESAK. In case memang kedua acara itu ada di hari yg sama ya. Kamu berhak memilih dan memberikan pengertian kepada pihak yg tidak kamu pilih.

2. Danang Apakah jumlah anggota sangat berpengaruh dalam komunitas?

Sangat berpengaruh. Semakin banyak anggotanya, pasti akan dibutuhkan struktur untuk membantu komunitas itu tertata dengan baik. Akhirnya, dari sekedar komunitas, menjadi organisasi.

3. bagaimana cara menggerakkan komunitas online?

Saya belum paham bagaimana komunitas online itu bergerak. Jelasnya, komunitas itu adalah azas kesamaan, jika saya dengar komunitas online hanya terbayang Kaskus. Mereka itu komunitas online terbesar di Indonesia. Kegiatannya apa saja? Ya mengisi forum Kaskus dengan berbagai macam diskusi.

Jadi, bagaimana menggerakkan komunitas online? Ya temukan kesamaannya dulu. Arti kata online itu luas kan. Misalnya, komunitas game online. Dari sana, tentukan apa kegiatan berkalanya. Jika itu online ya hanya sebatas berjejaring di dunia maya. Akan bisa menjadi offline jika kalian tentukan waktu pertemuan offline lebih banyak daripada aktivitas di dunia online.

Kalau dalam komunitas itu ada organisasi nya kak bagaimana cara memanagenya?

Komunitas, organisasi, dan gerakan itu hal yg berbeda. Bukan sesuatu berada di hal lainnya. Jika komunitas kamu sudah memiliki struktur, visi misi, dan ‘proker’ itu sudah menjadi sebuah organisasi. Meng-organisasi-kan komunitas itu bukan hal yg jelek kok. Semata-mata untuk membuat komunitas itu semakin besar dan memiliki dampak positif.

Kita masuk ke sesi pertanyaan, kita buka termin terakhir, sebutkan nama – pertanyaan

1.Irsyadi (Lamongan)-Kenapa yg sering dibuat jargon teman2 komunitas maupun organisasi loyalitas ? bukankah seng lebih dominan ialah komitemen ?

Perlu diketahui bahwa ikatan antara komunitas, organisasi, dan gerakan itu berbeda. Lalu apa yg mengikat setiap anggotanya disetiap hal tsb?

Komunitas itu jika bisa dibilang tidak ada ikatan. Kita tidak bisa mengikat seseorang di dalam sebuah komunitas. Mereka bebas keluar dan masuk. Maka, pastikan di dalam komunitas itu punya kesamaan yg sama. Dengan begitu akan ada namanya loyalitas

Berbeda dengan organisasi yang terikat dengan hirarki, tugas, dan tanggung jawab. Sedangkan gerakan terikat dengan komitmen. Komitmen itu hadir dari dalam diri sendiri.

Kan sama diorganisasi juga bebas keluar dan masuk kakak..bagaimana?

Jika anggota kamu bebas keluar masuk, maka saya pastikan kesiapan organisasi kamu masih di dalam tahap komunitas. Organisasi itu dijalankan secara profesional. Maka, mereka yg menghilang di tengah organisasi tanpa kabar, saya pastikan dia bukan seorang yang profesional. Gausah diajak main orang begitu hehehe

2. Is- Saya memiliki komunitas dan keinginan besar untuk menjadikannya menjadi organisasi. Tetapi minat dari sekitar tidak ada. Apa yang harus saya lakukan kira-kira Kak?

Coba dievaluasi dulu komunitasnya. Apakah memang sudah siap untuk menjadi organisasi? Apakah anggotanya pun sudah siap untuk mengemban tugas dan tanggung jawab di dalam sebuah organisasi? Bagaimana cara menganalisanya?

Kamu bisa gunakan metode SWOT, Fish Bone, atau 5M. Ajak brainstroming juga anggotanya dengan metode 6 hats. Apa itu? Nanti yaaa saya bahas melalui instagram saya karena akan panjang sekaliiii hehehe

3. Ami– Gimana cara supaya bisa balance dalam berorganisasi? Setiap saya mencoba menyeimbangkan keduanya, malah saya dikira berat sebelah kak..

Jawaban dari pertanyaan kamu adalah time management. Kalo kamu punya manajemen waktu yg baik, saja jamin tidak akan ada istilah berat sebelah. Lalu bagaimana time management itu? Scroll ke atas yaaaa

Ijin menanggapi. Tapi kak saya selalu meluangkan waktu saya ikut kumpulan, rapat, kegiatan dll. Saya mencoba untuk berbaur dengan teman orga, tapi terkadang mereka mengacuhkan saya. Saya selalu dibilang lebih mementingkan orga yang jelas punya posisi tinggi di kampus itu diatas daripada orga tsb.

Ini berarti kasus yg berbeda kan. Coba dilihat apakah kamu berada di sebuah kultur organisasi yg tepat. Jika organisasi itu tepat, maka dia akan mendukung kamu untuk berkembang. Baik itu di dalam organisasinya atau di tempat lain.

4. aji ,Sye, Lampung

Kak gmana Klo sering ada pengurus yg gk aktif muncul hilang gitu terus muncul Hilang atau sulit di ajakin kumpulan,dan yg tadi nya bersemangat abis itu hilang😅🙏 makasih kak

Kak gmana Klo sering ada pengurus yg gk aktif muncul hilang gitu terus muncul Hilang atau sulit di ajakin kumpulan,dan yg tadi nya bersemangat abis itu hilang?

Bagi semua anggota komunitas, organisasi, atau gerakan. Luruskan lagi niat dan tujuan kamu. Ada cara paling tepat bagaimana bisa mengetahui tujuan kamu: Segitiga Maslow

Jika kamu berada di sebuah organisasi dan tidak bisa menjelaskan apa alasannya karena begitu nyamannya, maka kalian ada di top level segitiga maslow. Tapi, jika masih berada di bawahnya, baik itu level esteem, love, safety, atau physiological maka akan sulit untuk bertahan di sebuah organisasi.